Privacy

Privacyverklaring Stichting 5Hoekloop

Per 25 mei 2018 is de Algemene Verordening Gegevensbescherming van kracht. De AVG verlangt dat op een bepaalde manier met persoonsgegevens omgegaan wordt, ook door ons als kleine stichting. In onderstaande verklaring lees je hoe we omgaan met de aan ons verstrekte persoonsgegevens.

Persoonsgegevens
Onder persoonsgegevens worden verstaan: voornaam, achternaam, geboortedatum, postcode, huisnummer, woonplaats, geslacht, e-mailadres, IBAN-rekeningnummer en telefoonnummer. Het spreekt voor zich dat we je gegevens met de grootst mogelijk zorgvuldigheid behandelen, bewaren en beveiligen. Je gegevens staan op een met een wachtwoord beveiligde computer en zijn alleen inzichtelijk voor de bestuursleden van Stichting 5Hoekloop. Je hebt het recht ons te vragen welke gegevens we van je verwerken. Op dit verzoek zullen we vanzelfsprekend reageren, waarna je ons kunt verzoeken je gegevens aan te vullen, te verbeteren of te verwijderen. Tot zover het formele gedeelte, maar wat betekent dit nu eigenlijk voor je?

Inschrijven
Je inschrijving voor de 5Hoekloop verloopt niet via onze eigen site of een eigen inschrijfformulier, maar via onze partner www.mijninschrijving.nl. Dat betekent dat je gegevens via www.mijninschrijving.nl aan ons beschikbaar worden gesteld. Dit is nodig om je te kunnen voorzien van de nodige praktische informatie voorafgaand aan de 5Hoekloop, maar ook voor het maken van de startnummers en het verwerken van de uitslagen. Ook kunnen we je gegevens gebruiken om je op de hoogte te houden over een toekomstige 5Hoekloop. We hopen natuurlijk graag dat je ook een volgende keer weer meedoet! Kortom: je gegevens helpen ons om ons evenement zo goed mogelijk te kunnen organiseren. Dat is waar het ons om te doen is: ieder jaar een gezellig familie-evenement organiseren met een hardloopafstand voor elk lid van het gezin. Goed om te weten is dat zowel Stichting 5Hoekloop als www.mijninschrijving.nl  je gegevens niet met andere partijen deelt. Onder andere partijen verstaan wij anderen die niet nodig zijn om ons evenement te organiseren. Voor wat betreft het verdere privacybeleid van www.mijninschrijving.nl verwijzen we je naar hun eigen website.

Vrijwilligers
Ons evenement kan niet zonder vrijwilligers. Denk hierbij aan verkeersregelaars, parcourswachten, opbouwers en opruimers van het parcours en start-finishterrein, medaille-uitdelers, etc. We zijn heel blij met onze vrijwilligers. We bewaren de gegevens van jou als vrijwilliger dan ook zorgvuldig. Dit om je vooraf te kunnen informeren over taken en werkzaamheden voor, tijdens of na de loop, maar ook om je in de toekomst te kunnen benaderen of je ons opnieuw wil helpen tijdens ons evenement. Zonder vrijwilligers immers geen 5Hoekloop!

Sponsoren
Naast deelnemers en vrijwilligers is er een derde categorie die onze 5Hoekloop jaarlijks mogelijk maakt, namelijk onze sponsoren. Ook van hen bewaren we gegevens. We willen immers graag met ze in contact blijven over hun bijdrage aan de 5Hoekloop en het maken en vastleggen van afspraken in de vorm van een contract hierover. Zonder het bewaren van gegevens zouden we dit niet kunnen doen.

Foto’s
Je hebt ze ongetwijfeld een keer voorbij zien komen op onze website, Facebookpagina, flyer of poster: een van de mooie foto’s die door de jaren heen van de 5Hoekloop zijn gemaakt. Dit beeldmateriaal kan gebruikt worden op onze website, Facebookpagina, flyer, poster of in ander PR-materiaal. Denk bij dit laatste bijvoorbeeld aan een persbericht dat naar lokale media wordt verstuurd. Door je inschrijving voor de 5Hoekloop verleen je toestemming voor het maken van foto’s gedurende de loop en het gebruik van deze foto’s voor voornoemde doelen waarop je mogelijk als deelnemer zichtbaar bent. Indien je hier bezwaar tegen hebt, dan heb je het recht om ons dit te laten weten, waarna wij de betreffende foto of foto’s van jou als deelnemer niet gebruiken en waar mogelijk verwijderen.

Datalek
Mocht ondanks onze inspanningen toch sprake zijn van een datalek, dan brengen we de toezichthoudende autoriteit, in dit geval de Autoriteit Persoonsgegevens, hier binnen 72 uur na constatering van op de hoogte. Deze melding blijft achterwege indien het niet waarschijnlijk is dat het datalek een risico inhoudt voor je rechten en vrijheden. Wel zal je altijd door ons geïnformeerd worden en houden we hier een registratie van bij. Binnen de Stichting 5Hoekloop is geen aparte functionaris gegevensbescherming aangesteld, omdat we daarvan vrijgesteld zijn.

Tot slot
Dit document heet ‘Privacyverklaring Stichting 5Hoekloop’ en is vastgesteld in de bestuursvergadering van 23 mei 2018.

Comments are closed.